چرا نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین مزایای زیادی دارد که باعث می‌شود شرکت‌ها و گروه‌های مختلفی برای کسب اهداف خود به استفاده از آن‌ها روی بیاورند. در ادامه با برخی از این مزیت‌ها آشنا می‌شویم

اگر یک شرکت بزرگ و گسترده نیستید و پروژه‌های پیشرفته علمی و مهندسی ندارید که نیاز به راه‌حل‌های اختصاصی مدیریت پروژه دارد، می‌توانید به استفاده از نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه فکر کنید. در این یادداشت منافع اصلی و کلیدی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که در حال حاضر یک راه‌حل مناسب برای کسب هدف است را ذکر می‌کنیم:

پیشرفت در فناوری‌های ابری، به‌کارگیری فناوری‌های آنلاین مدیریت پروژه را ممکن ساخته است. به لطف اینترنت پرسرعت و زیرساخت‌های فناوری ابری که متناسب با سیستم‌های رایانه خانگی است، کسب‌وکارهای کوچک این قابلیت را یافته‌اند تا به بهترین راه‌حل‌ها با کم‌ترین هزینه دسترسی پیدا کنند. در همین راستا برخی نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین رایگان هستند و یا نسخه دمو دارند تا کاربر پیش از پرداخت نهایی از کارایی آن با پروژه مدنظرش اطمینان یابد. اینکه کدام یک از این مزایایی که در ادامه ذکر می‌شود، بیشترین سود را دارد، به اولویت شما بستگی دارد.

۱.دسترسی شبانه‌روزی

یکی از نخستین مزایای نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت پروژه دسترسی ۲۴ ساعته و هفت روز هفته به آن‌هاست و بدین ترتیب می‌توانید در هرزمان و هر مکانی که دسترسی به اینترنت وجود داشته باشد بر روی پروژه خود کار کنید. علاوه بر آن می‌توانید بر سیستم‌عامل‌ها و کامپیوترهای مختلف کار کنید. برخی نرم‌افزارهای نسخه موبایل و اپلیکیشن هم دارند که کاربر می‌تواند با استفاده از تلفن هوشمند و تبلت خود نیز پروژه را پیش برد.

۲. قیمت مناسب

دوره زمانه‌ای که نیاز به سرمایه‌گذاری هنگفت برای سرورها و فناوری اطلاعات و نیروی متخصص برای اجرای پروژه بود، گذشته است. امروزه به‌جای هزاران دلار تنها مبلغ کمی هرماه برای اشتراک نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت پروژه پرداخت می‌کنید. یک اینترنت خوب و کامپیوتر معمولی و ارزان تمام آن چیزی است که برای استفاده از نرم‌افزار بدان نیاز دارید. حتی کارشناس و متخصص آی تی نیز مورد نیاز نیست چراکه اغلب صاحبان نرم‌افزار، پشتیبانی فنی همیشگی از سیستم شما دارند.

۲. انعطاف‌پذیری

استفاده از ویژگی‌هایی که بدان نیاز دارید یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است و می تواند چالش مدیریت پروژه را تا میزان زیادی پایین آورد. این بدین معنی است که تنها برای نسخه‌ای که موردنیاز و متناسب شماست هزینه پرداخت خواهید کرد. اگر با پیشرفت پروژه نیاز شما نیز تخصصی و پیچیده شد در این صورت می‌توانید از امکانات دیگر نرم‌افزار استفاده و هزینه آن را پرداخت کنید.

۴. اشتراک‌گذاری و همکاری آسان

همکاری و تشریک‌مساعی قلب مدیریت پروژه است. با یک ابزار آنلاین اعضای تیم شما می‌توانند در هر زمان و مکان با یکدیگر همکاری کنند. فناوری و امکانت ابری بهترین راهکار برای کارهای تیمی دور از یکدیگر است و در این میان گروه‌هایی که تلفن هوشمند دارند سود بیشتری می‌برند چراکه در هر زمان تغییرات، به‌روزرسانی و هشدارهای مربوط به سیستم به اعضا اطلاع داده می‌شود. اعضا نیز می‌توانند اطلاعات را در سطوح مختلف همکاری به اشتراک گذارند و این سطوح نیز توسط مدیر پروژه تنظیم می‌شود. برخی نیز می‌توانند برنامه و نقشه پروژه را ویرایش کنند و گروهی دیگر برای آن یادداشت و حاشیه‌نویسی کنند در عین حال این دسترسی برای اعضای دیگر ممکن نیست.

۵. پشتیبانی

دسترسی به پشتیبانی جامع برای حل مشکلات و ایرادات فنی در این سیستم‌ها وجود دارد. این مسئله برای یک گروه کوچک که تیم فنی ندارد امری بسیار مهم است. حتی اگر بودجه کافی برای استخدام یک کارشناس داشته باشید شاید مهارت و اطلاعات این فرد در حد کارشناسانی که نرم‌افزار را به فروش می‌رسانند، نباشد چرا که آن‌ها به‌خوبی از جزییات نرم‌افزار آگاهی دارند.

۶. به‌کارگیری سریع

زمانی که بازه زمانی پروژه‌ها رو به اتمام است می‌توانید نرم‌افزار آنلاین مدیریت پروژه را نصب کنید و این کار تنها چند دقیقه زمان می‌برد. به محض اینکه مبلغ اشتراک خود را پرداخت کردید، دسترسی شما به سیستم ممکن می‌شود. ازآنجایی‌که اغلب سیستم مدیریت پروژه کاربری آسانی دارند شما و سایر اعضای گروه می‌توانید به‌راحتی به کار با آن عادت کنید.

۷. یکپارچگی

برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با ابزارهایی نظیر گوگل، زندکس، میل چیپ، سیلزفورس و سی ار ام و همچنین اپلیکیشن های حسابداری و مستندسازی به خوبی کار می‌کنند. بدین ترتیب می‌توانید به‌راحتی بین این ابزارهای از فایل خود ورودی و خروجی بگیرید. در نظر بگیرید که یکپارچه‌سازی حیاتی و ضروری است چراکه بسیاری که پروژه‌ها به تعامل بین تیم پروژه، بخش مالی، تدارکات و پشتیبانی مشتریان نیاز دارد.

۸. به‌روزرسانی

با استفاده از سایت مدیریت پروژه ، به روزرسانی از سوی فروشنده این نرم‌افزارها برای تطابق داده‌هایتان با سایر اپلیکیشن‌ها ضروری نیست. نیازی نیست که نگران باز نشدن یک فایل در آینده بر اثر عدم به روز رسانی باشید و از آن بدتر اینکه چند روزی کل سیستم به خاطر عدم به‌روزرسانی از کار بیفتد. همه این‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود.

۹. استفاده آسان

می‌توانید در هزینه و وقت برای آموزش کارمندان صرفه‌جویی کنید چرا که استفاده از سامانه مدیریت پروژه آنلاین آسان است. تمام نیازها و پرسش‌های کاربر از سوی صاحبان نرم‌افزار، در نظر گرفته‌شده است. علاوه بر آن نحوه آموزش دهی نیز تا جای امکان و به کمک تصاویر و ویدیو آسان شده است.